Mis primeros 30 días con ZTD

Para aquellas personas que vienen siguiendo mis posts ya saben que hace unos 30 días comencé con ZTD (Zen To Done – una especie de variante a GTD).

Durante este tiempo en el cual vengo utilizando las primeras 2 pautas de ZTD me ha ido bastante bien, debo reconocer que tener este tipo de disciplina ayuda muchísimo. Si bien no me había propuesto objetivos en este período, más que completar los primeros 30 días y ver como me iba, he logrado mucho más que ello. He podido tomar mayor control sobre las tareas que realizo, priorizar que es importante, y descartar todas aquellas tareas improductivas que me sacaban gran parte de mi día, sin dejar nada a cambio.

Ahora tengo que seguir adelante con el plan, hasta llegar a implementar los 10 puntos que se plantean en ZTD. Implementaré los dos puntos siguientes, el realizar una planificación semanal y diaria, y el de evitar distracciones. Aún estoy evaluando que implican cada uno de ellos y viendo si solo implemento uno, o implemento dos. Por el momento solo describiré cuales son los dos puntos que tengo pensado implementar:

Planificar

ZTD plantea algo que es muy bueno, para poder cumplir nuestras metas y poder darle un rumbo a nuestras vidas, la planificación. Se plantea algo muy sencillo, que al comienzo de cada semana, nos propongamos cuales serán las tareas más importantes que vamos a realizar durante la semana que comienza. Y luego, al comienzo de cada día, nos propongamos entre 1 y 3 tareas importantes que vamos a realizar en el día. Siempre, durante el día/semana, debemos darle prioridad a las tareas que hemos planificado, ya que ellas nos llevarán a donde queremos ir.

Realmente me parece algo muy bueno, ya que uno muchas veces se plantea metas que quiere alcanzar en un determinado tiempo, pero con el día a día, las va dejando de lado. Poder anticiparnos a las tareas antes que se vuelvan urgentes, nos ayuda a poder hacer las cosas importantes sin necesidad de correr.

Hacer

El otro hábito de ZTD que estoy analizando implementar es el de hacer solo 1 tarea a la vez. Muchas veces estamos realizando una tarea y algo nos interrumpe, o nos ponemos con el e-mail, o un mensaje, y comienzan nuestros problemas (sin darnos cuenta). Comenzamos a realizar varias tareas a la vez, y realmente, no hacemos ninguna eficientemente. Terminamos destinando mucho más tiempo y perdemos concentración en el proceso.

Al leer esto me di cuenta que debo dejar el multiprocesamiento para las computadoras, el cerebro esta mejor entrenado para hacer una única tarea a la vez (el context switch interno no es muy rápido).

Es por ello que lo más importante en este hábito es hacer una única tarea a la vez, y no distraernos con otras tareas. Por ejemplo, si vamos a escribir un documento en la computadora; antes cerremos el e-mail, el mensajero, y concentrémonos en la tarea que estamos realizando.

Obviamente pueden surgir (y nos van a surgir) interrupciones, pero debemos aprender a controlarlas, dejemos una nota en la bandeja de entrada, y luego la procesaremos cuando terminemos con esta tarea.

En los primeros 30 días de ZTD, he realizado ciertos hábitos similares a estos nuevos que debo implementar, pero de una manera informal e inconsciente. Por ejemplo, al comienzo de cada día planificaba que tareas iba a realizar en el día, y cuando comenzaba una tarea importante, intentaba todo tipo de distracciones (intentaba asignarle un tiempo estimado a la tarea, lo cual me permitía saber que tan bien conozco mis tiempos y si puedo cumplirlos sin distracciones).

Bueno, espero poder darle un poco de luz a aquellos que están corriendo día a día con sus tareas, y que se sienten sobrepasados por sus obligaciones. Prueben ZTD, no perderán nada, que es lo peor que puede pasar?

Todos aquellos que hayan experimentado con ZTD o métodos similares, o piensen que estos hábitos les podrían ayudar, me gustaría conocer sus experiencias/comentarios.

En 30 días seguro ya hay otro post sobre este tema, ahora me debo retirar a planificar mis metas.

Iniciando con Zen To Done (ZTD)

Zen To Done es un “sistema” de productividad que nos ayuda a organizarnos un poquito mejor, y hacer las cosas que debemos hacer. Es una variante de GTD (Getting Things Done), pero un poquito más estructurado.

Desde hace un tiempo venia siguiendo GTD, todos los que cumplimos diferentes roles, debemos aprender a asignarle a cada cosa su tiempo y hacer todo. Es decir, no podemos dejar que el trabajo nos saque tiempo de nuestra vida, ni que cosas de nuestra vida interfieran con el trabajo. Creo que existen diferentes tipos de personas, algunas que piensan en su vida privada mientras están en el trabajo, y en el trabajo cuando están en su vida privada. Y también esas que no pueden sacar el trabajo de su vida sintiendo que deben hacer más y más (workaholics). Muchos de estos inconvenientes se presentan, a mi entender, por no poder darle a cada cosa su espacio.

A partir de querer mejorar mi productividad es que me empecé a acercar a GTD. Mi primer acercamiento a GTD fue a través del libro de Allen, que en aquí lo han traducido algo así como Organizate con Eficacia. Empece a leer el libro, me pareció muy interesante, perooooo… nunca lo termine. Me parecía una lectura que podía ayudarme, pero me resultaba demasiado extensa para ver si realmente sus principios podían funcionar. Yo buscaba algo más práctico. Es por eso que comence a leer blogs, e información sobre GTD, y experiencia de personas que lo estaban implementando con éxito.

Desde hace un tiempo que vengo utilizando algunos de sus principios, dividir en tareas, tener un inbox (aunque no demasiado formal), etc. En realidad adapte los puntos que pensé que podían ser útiles para mí. Pero la semana pasada me tope con ZTD (Zen To Done), que podría decir que es una versión modificada de GTD (Si bien los principios son similares, y tampoco fueron descubiertos por Allen en su libro, me parece más acorde a mi).

ZTD nos propone cumplir con 10 reglas o pasos para lograr una mejor productividad. No los voy a enunciar, para aquellos que quieran conocer más pueden visitar la página oficial http://zenhabits.net/ en la cual encontrarán toda la información, y hasta un libro con los pasos.

Los puntos que me parecieron importantes es que no se deben implementar (en realidad aconsejan no implementar) más de 1 o 2 pasos por mes. Es decir, debemos dar los pasos de a uno, como cuando empezamos a caminar. La idea es crear un hábito, e ir cambiando de a poco nuestra manera de hacer las cosas. Yo comencé con los primeros dos, que son los únicos que mencionaré.

1. Llevar siempre algún medio que nos permita plasmar nuestras ideas. Siempre se nos vienen cosas a la cabeza, tareas que debemos realizar, información que vemos en la calle que deseamos recordar, en fín, todo aquello que viene a nuestra mente y decimos “no me tengo que olvidar de esto”. Todo eso, lo debemos escribir en una libreta, o cualquier otro medio que llevemos SIEMPRE con nosotros. El objetivo es sencillo, liberar nuestra mente. Nuestra mente no esta preparada como medio de almacenamiento, ni es una agenda. Alguna vez te paso ver algo que te interesaba, decirte a ti mismo, esto lo debo recordar, y luego lo recordaste tarde o directamente te lo olvidaste? bueno, si a ti también te paso, este método te será de mucha utilidad. Una vez que llegamos a nuestra casa o trabajo, debemos volcar toda la información que recolectamos en la bandeja de entrada o INBOX (ver el siguiente punto).

2. Debemos tener una bandeja de entrada en nuestra casa/oficina en la cual debemos poner todas las cosas que nos llegan: correspondencia, notas que hemos tomado, anotaciones de familiares/compañeros de trabajo, en fin todo (sería como el único punto de acceso a nuestras actividades). Lo que debemos hacer es lo que se llama procesar la bandeja de entrada. Debemos tomar todos los elementos que en ella se encuentran, de arriba hacia abajo, sin saltear ninguno. Por cada elemento que tomamos debemos:

• Si nos lleva realizarlo 2 minutos o menos, lo hacemos de inmediato
• Si es para tirar, lo tiramos
• Si lo podemos delegar, lo delegamos
• Si es para archivar, lo archivamos
• Si no es ninguna de las anteriores, entonces lo debemos poner en nuestra lista de tareas o calendario para realizarlo más tarde

Es tan sencillo como eso los 2 primeros hábitos que debemos tomar. Hasta ahora estoy cumpliendo, espero poder lograr llegar a los 30 días y poder lograr incorporar este hábito. El 18 de Julio, comentaré como me fue con estos primeros 30 días de ZTD.

Ya estas utilizando algún sistema para mejorar tu productividad, ya sea GTD, ZTD, o cualquiera? Si es así, me gustaría conocer tu experiencia. Deja un comentario comentando tu experiencia, y un resumen de como lo implementas.