Iniciando con Zen To Done (ZTD)

Zen To Done es un “sistema” de productividad que nos ayuda a organizarnos un poquito mejor, y hacer las cosas que debemos hacer. Es una variante de GTD (Getting Things Done), pero un poquito más estructurado.

Desde hace un tiempo venia siguiendo GTD, todos los que cumplimos diferentes roles, debemos aprender a asignarle a cada cosa su tiempo y hacer todo. Es decir, no podemos dejar que el trabajo nos saque tiempo de nuestra vida, ni que cosas de nuestra vida interfieran con el trabajo. Creo que existen diferentes tipos de personas, algunas que piensan en su vida privada mientras están en el trabajo, y en el trabajo cuando están en su vida privada. Y también esas que no pueden sacar el trabajo de su vida sintiendo que deben hacer más y más (workaholics). Muchos de estos inconvenientes se presentan, a mi entender, por no poder darle a cada cosa su espacio.

A partir de querer mejorar mi productividad es que me empecé a acercar a GTD. Mi primer acercamiento a GTD fue a través del libro de Allen, que en aquí lo han traducido algo así como Organizate con Eficacia. Empece a leer el libro, me pareció muy interesante, perooooo… nunca lo termine. Me parecía una lectura que podía ayudarme, pero me resultaba demasiado extensa para ver si realmente sus principios podían funcionar. Yo buscaba algo más práctico. Es por eso que comence a leer blogs, e información sobre GTD, y experiencia de personas que lo estaban implementando con éxito.

Desde hace un tiempo que vengo utilizando algunos de sus principios, dividir en tareas, tener un inbox (aunque no demasiado formal), etc. En realidad adapte los puntos que pensé que podían ser útiles para mí. Pero la semana pasada me tope con ZTD (Zen To Done), que podría decir que es una versión modificada de GTD (Si bien los principios son similares, y tampoco fueron descubiertos por Allen en su libro, me parece más acorde a mi).

ZTD nos propone cumplir con 10 reglas o pasos para lograr una mejor productividad. No los voy a enunciar, para aquellos que quieran conocer más pueden visitar la página oficial http://zenhabits.net/ en la cual encontrarán toda la información, y hasta un libro con los pasos.

Los puntos que me parecieron importantes es que no se deben implementar (en realidad aconsejan no implementar) más de 1 o 2 pasos por mes. Es decir, debemos dar los pasos de a uno, como cuando empezamos a caminar. La idea es crear un hábito, e ir cambiando de a poco nuestra manera de hacer las cosas. Yo comencé con los primeros dos, que son los únicos que mencionaré.

1. Llevar siempre algún medio que nos permita plasmar nuestras ideas. Siempre se nos vienen cosas a la cabeza, tareas que debemos realizar, información que vemos en la calle que deseamos recordar, en fín, todo aquello que viene a nuestra mente y decimos “no me tengo que olvidar de esto”. Todo eso, lo debemos escribir en una libreta, o cualquier otro medio que llevemos SIEMPRE con nosotros. El objetivo es sencillo, liberar nuestra mente. Nuestra mente no esta preparada como medio de almacenamiento, ni es una agenda. Alguna vez te paso ver algo que te interesaba, decirte a ti mismo, esto lo debo recordar, y luego lo recordaste tarde o directamente te lo olvidaste? bueno, si a ti también te paso, este método te será de mucha utilidad. Una vez que llegamos a nuestra casa o trabajo, debemos volcar toda la información que recolectamos en la bandeja de entrada o INBOX (ver el siguiente punto).

2. Debemos tener una bandeja de entrada en nuestra casa/oficina en la cual debemos poner todas las cosas que nos llegan: correspondencia, notas que hemos tomado, anotaciones de familiares/compañeros de trabajo, en fin todo (sería como el único punto de acceso a nuestras actividades). Lo que debemos hacer es lo que se llama procesar la bandeja de entrada. Debemos tomar todos los elementos que en ella se encuentran, de arriba hacia abajo, sin saltear ninguno. Por cada elemento que tomamos debemos:

• Si nos lleva realizarlo 2 minutos o menos, lo hacemos de inmediato
• Si es para tirar, lo tiramos
• Si lo podemos delegar, lo delegamos
• Si es para archivar, lo archivamos
• Si no es ninguna de las anteriores, entonces lo debemos poner en nuestra lista de tareas o calendario para realizarlo más tarde

Es tan sencillo como eso los 2 primeros hábitos que debemos tomar. Hasta ahora estoy cumpliendo, espero poder lograr llegar a los 30 días y poder lograr incorporar este hábito. El 18 de Julio, comentaré como me fue con estos primeros 30 días de ZTD.

Ya estas utilizando algún sistema para mejorar tu productividad, ya sea GTD, ZTD, o cualquiera? Si es así, me gustaría conocer tu experiencia. Deja un comentario comentando tu experiencia, y un resumen de como lo implementas.